CÔNG TY DỊCH VỤ HẢI QUAN VÀ KHÁCH HÀNG

CÔNG TY DỊCH VỤ HẢI QUAN VÀ KHÁCH HÀNG

 

Chào bạn! Cảm ơn bạn đã ghé thăm website của mình nhé.

Mình là Hiệp làm sales trong lĩnh vực logistics.

Mong được hợp tác và học hỏi thêm từ bạn trong quá trình làm XNK nhé!

 

Bạn đang thuê đơn vị dịch vụ khai hải quan hoặc bạn đang tìm kiếm đơn vị dịch vụ để hợp tác nhưng chưa biết cách phối hợp hiệu quả giữa 2 bên?

Bạn hãy tham khảo bài viết chia sẻ kinh nghiệm về sự phối hợp sao cho hiệu quả giữa khách hàng và đơn vị dịch vụ hải quan nhé!

 

I/ BẠN CẦN PHỐI HỢP VỚI DỊCH VỤ HẢI QUAN NHƯ THẾ NÀO ĐỂ HIỆU QUẢ?

Trong quá trình làm thủ tục hải quan và giao nhận hàng hóa sẽ phát sinh khá nhiều vấn đề. Có những vấn đề mang tính khách qua cần sự hỗ trợ từ khách hàng nhưng cũng có những vấn đề mang tính chủ quan do thiếu sự hiểu biết hoặc không cẩn thận trong quá trình làm khai báo hải quan.

Một số vấn đề cần sự phối hợp nhịp nhàng giữa 2 bên như:

 

1/ Chuẩn bị hồ sơ, thủ tục liên quan tới vấn đề khai báo hải quan trước khi nhập hàng chính thức về nước.

Đây tưởng như là vấn đề quá hiển nhiên đối với mỗi cá nhân, doanh nghiệp khi nhập khẩu về. Nhưng thực tế qua quá trình làm việc, đặc biệt là đối với các cá nhân khi nhập khẩu hàng, mọi người hoàn toàn không có một chút hiểu biết gì về chứng từ cần chuẩn bị để nhập khẩu mặt hàng của mình.

Vd: Một bạn nhập khẩu 30kg mỹ phẩm ( nhiều sản phẩm khác nhau ) từ Hàn Quốc về giá trị 20 triệu VND về qua DHL. Khi khai hàng phi mậu dịch, hải quan yêu cầu giấy công bố mỹ phẩm để thông quan hàng. Bạn không hề biết về những hồ sơ này và thủ tục ra sao! Như vậy, bạn không đủ hồ sơ để nhập khẩu thì hàng sẽ phải xuất trả lại bên Hàn Quốc. 

Do đó, để chuẩn bị nhập khẩu bạn nên tìm hiểu kiến thức hải quan về sản phẩm mình đang dự kiến nhập khẩu. Nếu không rõ, có thể nhờ bên dịch vụ hải quan tư vấn để chuẩn bị trước. Đừng để tình trạng hàng về đến Việt Nam rồi mới xử lý thì bó tay!

 

2/ Cung cấp thông tin về hàng hóa chính xác, có hình ảnh, catalogue sản phẩm đầy đủ thì càng tốt.

Đối với hải quan, việc giải trình về thông tin hàng hóa rất quan trọng. Dựa vào việc giải trình hợp lý, hải quan sẽ quyết định để hàng hóa của bạn được thông quan. Vì vậy, khi bạn ký hợp đồng đặt mua hàng hóa nên yêu cầu bên bán cung cấp các thông tin chi tiết về hàng hóa của mình để thuận lợi hơn trong quá trình khai báo hải quan.

Nhiều khách hàng khi nhập khẩu không hề biết sản phẩm của mình làm bằng chất liệu gì? Dùng vào mục đích gì? Hình dáng ra sao? => Lý do của sự thiếu thông tin này là vì bạn phụ trách XNK chỉ nhận thông tin tuần này có 1 đơn về liên hệ dịch vụ mở tờ khai. Bạn làm XNK không phụ trách mua hàng, cũng không có hiểu biết về kỹ thuật chuyên môn nên thiếu rất nhiều thông tin cần thiết khi khai hải quan.

Để tránh trường hợp này, bạn nên chuẩn bị trước các thông tin cần thiết để thuận lợi hơn trong quá trình làm thủ tục hải quan. Bởi vì, khi bên dịch vụ hải quan không thể giải thích được với hải quan về lô hàng, bên dịch vụ hải quan sẽ liên hệ bạn để lấy các thông tin đó. Đến lúc này bạn mới tìm và xin nhà sản xuất thì lại làm chậm quá trình thông quan hàng hóa rồi.

 

3/ Chuẩn bị hồ sơ khai hải quan khi hàng về đến cảng

Bạn nên chuẩn bị hồ sơ và gửi cho bên dịch vụ khai hải quan trước 2-3 ngày hàng về đến cảng. Bạn gửi quá trễ sẽ ảnh hưởng tới thời gian làm thủ tục hải quan của hàng hóa. Vì bạn biết rằng, đơn vị dịch vụ hải quan còn nhận rất nhiều hồ sơ từ các đơn vị khác, nên sẽ ưu tiên các hồ sơ có đầy đủ thông tin làm trước.

Các thông tin cần chuẩn bị gồm:

- Bộ hồ sơ thông thường gồm các loại sau: Hợp đồng, Invoice, Packing list, Bill, Giấy báo hàng đến, Hóa đơn cước vận chuyển, Giấy giới thiệu, Giấy phép nhập khẩu, Quota ( nếu có ), Phyto ( giấy kiểm dịch thực vật ), Health…

- Ngoài ra, bạn cần chuẩn bị thêm : Danh sách tên hàng bằng tiếng Việt, HS code từng loại sản phẩm. Đây là thông tin rất quan trọng giúp bên dịch vụ hải quan dễ dàng hơn trong quá trình mở hồ sơ khai báo hải quan cũng như việc chuẩn bị trước sẽ hạn chế các sai sót không đáng có khi làm thủ tục.

 - Việc chuẩn bị hồ sơ không hề đơn giản, Bạn yêu cầu đơn vị dịch vụ cung cấp danh sách các chứng từ cần chuẩn bị để bạn chuẩn bị trước. Chứng từ nào cần bản photo? chứng từ nào cần bản gốc? chứng từ nào cần bản sao y? Số lượng bao nhiêu? Bạn gửi thiếu hồ sơ thì đơn vị làm dịch vụ hải quan cũng không thể mở tờ khai được. Do đó, bạn nên kiểm tra hồ sơ đủ số lượng trước khi gửi nhé!

- Ngoài việc gửi đủ số lượng, bạn cần kiểm tra thật kỹ các chứng từ đã khớp với nhau chưa? VD : Tên hàng trên hợp đồng, INV, PKL có khớp với nhau không? Khớp với C/O không? Mình chuẩn bị kỹ từ ban đầu, khi làm thủ tục sẽ rất nhàn.

 

4/ Sự cảm thông, chia sẻ của khách hàng với đơn vị dịch vụ hải quan

Đặc thù là dịch vụ, do đó các đơn vị làm khai báo hải quan một ngày nhận rất nhiều hồ sơ. Trong quá trình làm khai báo hải quan có trục trặc là điều đương nhiên. Các đơn vị dịch vụ sẽ hỗ trợ khách hàng hết mình nhưng có một số yếu tố ảnh hưởng tới thời gian nhận hàng của bạn như :

- Hàng hóa thiếu hoặc chưa cung cấp đủ chứng từ hoặc giải thích với hải quan chưa hợp lý => Thông thường hải quan sẽ hướng dẫn cách thức để xử lý vấn đề. Bên dịch vụ hải quan sẽ thông báo và nhờ khách hàng cung cấp thêm thông tin. Bạn nên hỗ trợ để thông quan hàng sớm nhé. Đừng ỷ lại vào dịch vụ và nghĩ rằng đã thuê rồi thì dịch vụ phải tự xử lý. Bên dịch vụ có thể hỗ trợ bạn trong 1 số trường hợp nhưng không phải tất cả, có những trường hợp dịch vụ cũng bó tay. Bạn chủ động trước là tốt nhất cho hàng hóa của mình.

- Hải quan yêu cầu chuyển kiểm, tham vấn giá…: Một số bạn nhất quyết không chịu thực hiện yêu cầu này của hải quan. Đề nghị bên dịch vụ hải quan làm sao khỏi thực hiện các vấn đề này. Hàng bạn đúng, bạn khai đúng trị giá => Việc gì phải lo lắng khi thực hiện các yêu cầu này. Bạn cứ đồng ý, và yêu cầu bên dịch vụ thực hiện, cần thiết bạn hỗ trợ. Như vậy, thoải mái cả hải quan, cả dịch vụ và bản thân bạn cũng khẳng định mình làm đúng. Thời gian thực hiện các nghiệp vụ này hiện nay rất nhanh, bạn không tốn quá nhiều thời gian. Ảnh hưởng tới hàng hóa của bạn ít.

- Kẹt cảng, kẹt kho… hàng không thể chuyển từ ngoài bãi vào vị trí để kiểm hóa: Đây là trường hợp bất khả kháng, một số bạn không hiểu cứ yêu cầu dịch vụ phải ngày A, ngày B thông quan lấy hàng cho bạn ý. Dịch vụ hải quan cũng sẽ xử lý nhưng không phải tất cả đều thành công. Do đó, nếu bạn ở vào trường hợp này hãy thảo luận với bên dịch vụ những khó khăn mà họ gặp phải, hướng xử lý ra sao để hai bên cùng đưa ra giải pháp hợp lý. Vừa lòng cho cả hai, hợp tác thêm khăng khít hơn.

- Hai bên khách hàng và dịch vụ hải quan nên thường xuyên cập nhật thông tin về hàng hóa để mọi người cùng biết tiến độ, tránh trường hợp gọi tới gọi lui một vấn đề duy nhất. Hiện nay có rất nhiều cách để thực hiện như Zalo group, mail, gọi điện….

=> Bạn và đơn vị dịch vụ hải quan sẽ hiểu nhau hơn khi hai bên cùng chia sẻ, giúp đỡ,hỗ trợ trong quá trình làm việc. Vừa tăng mức độ thân thiết, vừa thể hiện tình người, sự hiểu biết của bản thân. Đặc biệt, Bạn và đơn vị dịch vụ hải quan thêm gắn bó, thêm hài lòng và cùng nhau phát triển mạnh hơn nữa!

 

II/ CÔNG TY DỊCH VỤ HẢI QUAN LÀM GÌ?

 

Dịch vụ hải quan là những đơn vị chuyên làm khai báo hải quan cho các đơn vị, cá nhân, công ty có xuất nhập khẩu hàng hóa và có nhu cầu thuê ngoài các dịch vụ này. Khi thực hiện các công việc liên quan tới khai báo hải quan, công ty xuất nhập khẩu phải trả cho đơn vị dịch vụ hải quan theo thỏa thuân ban đầu gọi là phí dịch vụ.

Hiện nay, hình thức chủ yếu của dịch vụ hải quan là Khai thuê hải quan. Công ty xuất nhập khẩu sẽ gửi bộ hồ sơ cho đơn vị dịch vụ khai hải quan kèm giấy giới thiệu để thay mặt công ty mình làm các thủ tục khai báo với hải quan và giao hàng về đơn vị mình.

Hình thức này đơn giản, người nhận làm dịch vụ có thể là cá nhân hoặc công ty.  Chi phí không quá cao khi thuê những đơn vị này.

Ngoài ra, bạn còn tận dụng được những kiến thức, mối quan hệ của bên dịch vụ hải quan để bán hàng, mở rộng mạng lưới đối tác…

Cùng tồn tại với khai thuê hải quan đó là dịch vụ đại lý hải quan. Đây là những công ty được Tổng cục hải quan cấp giấy chứng nhận đại lý hải quan. Có thể thay mặt khách hàng thực hiện các thủ tục và sử dụng dấu của đại lý hải quan làm. Tuy nhiên, hiện nay đa số các công ty không sử dụng hoặc sử dụng rất ít vì ngại rủi ro khi có tên công ty mình trên hồ sơ khai hải quan của đơn vị khác.

Một số trường hợp bạn sẽ cần đến dịch vụ này đó là: khi bạn xuất hàng hoặc nhập hàng gấp, chữ ký số hoặc thông tin tài khoản khai hải quan của doanh nghiệp bạn có vấn đề. Bạn có thể ký hợp đồng và sử dụng tài khoản của đại lý hải quan để thông quan lô hàng của mình.

 

III. LỢI ÍCH TỪ VIỆC THUÊ NGOÀI CÔNG TY DỊCH VỤ HẢI QUAN

 

• Miễn phí sử dụng kiến thức chuyên môn :

Bạn gặp khó khăn trong việc nhập một mặt hàng lạ ?

Không biết hỏi ai?

Chi phí làm ra sao?

Có nên nhập về hay không?

….

=> Bạn chỉ cần hỏi công ty dịch vụ hải quan, họ sẽ tư vấn cho bạn cách thức làm lô hàng.

Nếu bạn tự làm, bạn sẽ rất khó khăn, bơ vơ như giữa biển khơi.

=> Nếu bên công ty dịch vụ hải quan không biết, họ cũng có các mối quan hệ với hải quan để hỏi giúp bạn.

=> Quá khỏe phải ko! Bạn chỉ cần mở mail và kiểm tra các thông tin bên dịch vụ gửi có hợp lý hay không, đàm phán giá cả lại là xong.

=> Và cuối cùng quyết định nhập hay không! Hỏi vậy nhưng chưa chắc bạn đã sử dụng dịch vụ của họ. Cũng không ai bắt bạn trả chi phi hết!

 

• Được Ưu Đãi sử dụng nhân lực của công ty dịch vụ hải quan trong một số giai đoạn :

Bạn có sai sót trong khi nộp thuế? Sai số tờ khai, sai số thuế, nhầm thông tin tài khoản… Lỗi này chắc chắn không thuộc về bên dịch vụ vì bạn là người trực tiếp đóng thuế ( còn bạn ủy quyền cho dịch vụ đóng thì chắc chắn khác rồi ).

=> Để sửa chữa những vấn đề này, bạn sẽ phải tự làm, tự chịu chi phí. Nhưng khi sử dụng dịch vụ hải quan, bạn sẽ được hỗ trợ như : anh/chị làm theo form này gửi bên em để em nộp cho hải quan => bạn chỉ phát sinh tiền chi phí ngoài, còn hầu như ít bên dịch vụ thu thêm phí sửa chữa sai lầm này, nếu có cũng chỉ là 100-200k rất rẻ so với thời gian bạn bỏ ra để đi ra cảng nộp ( khói bụi, xe container nhiều nguy hiểm, đường xa, nắng nóng hay mưa bão…)

 

• Đảm bảo công việc luôn được thực hiện:

Nhân viên XNK công ty bạn nghỉ ốm => không có ai phụ trách những lô hàng đang xuất nhập

Nhân viên XNK công ty bạn nghỉ việc => chưa kiếm được người thay thế. Công việc rối bời?

Nhân viên XNK công ty bạn chưa có kinh nghiệm làm => Mất thời gian và công sức để theo dõi cũng như support

=> Với ưu thế, nhân viên đông, các phòng ban có mối quan hệ chặt chẽ và hệ thống giám sát theo dõi tiến độ làm thủ tục, giao hàng theo từng khách hàng đảm bảo sai sót ít xảy ra nhất.

=> Bạn sử dụng dịch vụ khai hải quan sẽ đảm bảo công việc hiệu quả hơn.

 

• Giảm gánh nặng quản lý nhân sự :

Càng nhiều nhân viên, quản lý càng khó khăn. Khó nhất là làm sao đảm bảo quyền lợi, làm hài hòa lợi ích giữa tất cả các thành viên, tạo môi trường gắn bó lâu dài?

Công ty 50 nhân viên => 2 tháng nghỉ 3 người. Bạn thấy mệt mỏi trong khâu tuyển dụng?

Bỏ nhiều thời gian đào tạo nhân viên mới ?

Nội bộ bất hòa, lương thấp, lương cao, thưởng nhiều, thưởng ít ?

=> Để giảm bớt những ưu phiền này, thuê ngoài có phải khỏe hơn không!

 

• Tiết kiệm chi phí :

Nếu lượng hàng quá ít mà bạn vẫn sử dụng một nhân sự để khai hải quan thì quá lãng phí.

Bạn nên sử dụng dịch vụ khai hải quan để tính giá theo từng lô hàng, khi đó chi phí sẽ giảm nhiều.

 

• Tiết kiệm thời gian :

Tự bạn làm khai hải quan, bạn phải liên hệ nhiều cơ quan, cảng, hãng tàu. Tổng thời gian khoảng 2-3 ngày. Với thời gian đó, bạn sẽ làm được nhiều việc nếu sử dụng công ty dịch vụ khai hải quan.

=> Thời gian là tiền bạc

 

IV/ BẠN NÊN THUÊ CÔNG TY DỊCH VỤ HẢI QUAN KHI NÀO?

 

Bạn nên thuê công ty dịch vụ hải quan trong các trường hợp sau:

- Bạn không có kiếm thức về lĩnh vực khai báo hải quan => Không việc gì mà không thuê, bạn chỉ cần mất vài triệu chi phí là tìm được đối tác tốt, cung cấp dịch vụ bài bản rồi.

- Bạn không có thời gian thực hiện => Việc thực hiện thủ tục khai hải quan tốn rất nhiều thời gian như ngồi đợi đổi lệnh, gia hạn lệnh hãng tàu ( nhiều khi mất 2-3 tiếng chưa tới lượt ); hay trời nắng, trời mưa vẫn phải ra cảng nộp hồ sơ cho hải quan, khui hàng, dỡ hàng để hải quan kiểm tra… Bạn thuê dịch vụ hải quan xử lý là khỏe nhất. Bạn vừa khỏe thân, vừa có thời gian làm việc khác hiệu quả hơn

- Bạn muốn tinh gọn bộ máy nhân sự, quản lý nhận sự khó khăn …=> Bạn thuê dịch vụ để thực hiện việc khoán chi phí. Như vậy bạn dễ dàng kiểm soát các chi phí mà không lo quản lý nhân sự tại công ty mình.

- Lượng hàng của bạn quá ít, không đủ chi phí để “nuôi” một nhân viên chuyên làm thủ tục xuất nhập khẩu hàng hóa => bạn thuê công ty dịch vụ hải quan là tuyệt vời rồi.

 

Bạn không cần thuê dịch vụ hải quan khi :

- Công ty bạn có lượng hàng lớn, đủ thành lập một phòng chuyên trách về XNK

- Bạn là chủ doanh nghiệp nhỏ mới thành lập, hàng ít, nhưng có kiến thức hải quan và đã từng khai báo, chịu học hỏi. Bạn cũng có thể tự mình làm các thủ tục khai báo hải quan. Giúp bạn tiết kiệm các chi phí ban đầu của mình.

- Hàng bạn nhập ít, có thể sử dụng nhân sự bộ phận kế toán để thực hiện nghiệp vụ khai báo hải quan này.

 

V/ NHỮNG LƯU Ý KHI SỬ DỤNG DỊCH VỤ CÔNG TY DỊCH VỤ HẢI QUAN

 

- Bảo mật thông tin khách hàng, đối tác, thông tin công ty: Bạn phải ký hợp đồng nguyên tắc, yêu cầu các điều khoản bảo mật này. Thường rất hiếm khi lộ thông tin vì công ty dịch vụ hải quan trên thị trường rất nhiều gần 2000 công ty. Làm sao biết công ty dịch vụ hải quan nào đang làm cho đối thủ để lấy thông tin về hàng hóa? Nhưng cẩn thận vẫn hơn

- Bạn có thể tìm kiếm các đối tác làm dịch vụ hải quan thông qua người thân, bạn bè hoặc khách hàng đã từng sử dụng dịch vụ của các đơn vị này. Như vậy, mức độ uy tín có thể cao hơn

- Bạn có thể tìm thông quan internet và kiểm tra các bài viết của trang web đó có tâm hay không? Mức độ cập nhật bài viết ra sao? Thường xuyên hay không? Nếu thường xuyên và có tâm bạn hãy xem xét sử dụng (như website Trumxnk.com của Hiệp nè!). Vì để làm một trang web có chất lượng, người làm rất cực khổ. Do vậy họ không thể làm ăn gian dối để hủy hoại công sức của mình được.

- Khi thuê dịch vụ hải quan, bạn đừng quá chú trọng về giá dịch vụ. Nếu làm tốt, đạt hiệu quả giá cao cũng ok mà. Bạn thích giá thấp, mà làm không được việc thì mệt người thêm.

- Nên chọn một đơn vị dịch vụ làm cho 1 lô hàng. Vì như vậy đơn vị này sẽ chủ động theo dõi thông tin liền mạch, dễ dàng sắp xếp công việc sao cho tối ư về mặt thời gian nhất. Vd: một công ty dịch vụ vừa xin giấy phép nhập khẩu, làm kiểm dịch thực vật, khai hải quan, kiểm hóa, thuê xe container giao hàng.

- Vấn đề cuối cùng mình muốn chia sẻ đó là: Bạn cũng cần phải học hỏi để theo dõi các lô hàng của mình. Vừa tăng kiếm thực cho bản thân, vừa hạn chế trường hợp đơn vị dịch vụ hải quan vẽ voi vẽ vượn cho mình.

 

Hiệp đã chia sẻ tới các bạn nhiều vấn đề có thể gặp phải cần lưu ý khi sử dụng dịch vụ hải quan.

Mình cũng là một đơn vị dịch vụ hải quan. Bạn cần tìm đối tác dịch vụ hãy Ủng hộ Hiệp nhé!

Bạn Hiệp!