HƯỚNG DẪN THỦ TỤC NHẬP KHẨU HÀNG HÓA LẦN ĐẦU

HƯỚNG DẪN THỦ TỤC NHẬP KHẨU HÀNG HÓA LẦN ĐẦU

 

Bạn là công ty mới thành lập, lần đầu nhập khẩu hàng hóa?

Đang lúng túng chưa biết thực hiện thủ tục nhập khẩu hàng hóa lần đầu ra sao?

Bạn cần tham khảo để có nhiều thông tin và sự chắc chắn nhất định trong quá trình làm thủ tục hải quan nhập khẩu hàng hóa lần đầu tránh những sai sót khi thực hiện thủ tục?

 

=> Bài viết này sẽ giúp bạn một phần, để bạn hiểu rõ các bước cần làm khi nhập khẩu hàng hóa lần đầu nhé!

 

I/ KÝ HỢP ĐỒNG MUA BÁN HÀNG HÓA VÀ ĐÀM PHÁN CÁC ĐIỀU KIỆN INCOTERM TRONG VẬN CHUYỂN

II/ THỦ TỤC HẢI QUAN NHẬP KHẨU HÀNG HÓA HÀNG HÓA LẦN ĐẦU

1/ THÔNG TIN CHỮ KÝ SỐ ( THỦ TỤC NHẬP KHẨU HÀNG HÓA LẦN ĐẦU )

2/ ĐĂNG KÝ THÔNG TIN VNACSS VỚI TỔNG CỤC HẢI QUAN

3/ CHỌN PHẦN MỀM KHAI BÁO HẢI QUAN ĐIỆN TỬ

4/ CHUẨN BỊ HỒ SƠ LÀM THỦ TỤC NHẬP KHẨU HÀNG HÓA LẦN ĐẦU

5/ MỞ TỜ KHAI HẢI QUAN VÀ NỘP HỒ SƠ HẢI QUAN ( NẾU CÓ )

III/ THỦ TỤC VỚI HÃNG TÀU, HÃNG HÀNG KHÔNG ĐỂ NHẬN HÀNG TẠI CẢNG, SÂN BAY

1/ ĐỔI LỆNH

2/ IN PHIẾU LẤY HÀNG TẠI CẢNG, SÂN BAY

 

I/ KÝ HỢP ĐỒNG MUA BÁN HÀNG HÓA VÀ ĐÀM PHÁN CÁC ĐIỀU KIỆN INCOTERM TRONG VẬN CHUYỂN

Như các bạn đã biết, mua bán hàng hóa giữa các doanh nghiệp với nhau sẽ phải có hợp đồng mua bán hàng hóa. Bạn là công ty mới thành lập và lần đầu làm thủ tục nhập khẩu hàng hóa cũng phải thực hiện theo quy định này.

Nếu bạn không quá giỏi tiếng Anh, có thể nhờ các công ty dịch thuật soạn thảo một bản hợp đồng đầy đủ các nội dung cần thiết để làm việc lần đầu với người cung cấp.

Trumxnk.com xin đưa ra một số thông tin bạn tham khảo về hợp đồng nhé!

1/Tên hàng hóa, số lượng, chất lượng, đơn giá, thời gian giao hàng, địa chỉ giao hàng

2/ Điều kiện bảo hành,

3/ Điều kiện thanh toán ( nên mở L/C để chắc chắn hơn trong vấn đề thanh toán),

4/ Điều kiện giao hàng ( Bạn hãy tham khảo các điều khoản của Incoterm nhé. Có nhiều loại Incoterm 2010, incoterm 2020 bạn chọn loại nào cũng có giá trị pháp lý khi chúng được ghi cụ thể trong hợp đồng ).

5/ Điều kiện về các giấy tờ đi kèm như: C/O – chứng nhận xuất xứ hàng hóa để hưởng ưu đãi thuế nhập khẩu, Phyto, Health, chứng nhận số lượng, chất lượng….

6/ Bảo hiểm hàng hóa

7/ Nơi giải quyết khi có tranh chấp

…

- Nếu công ty bán hàng cho bạn là công ty lớn, đáng tin cậy ( bạn đã xác minh được ) thì nên nhập khẩu lần đầu theo term CIF hoặc FOB. Để đối tác của bạn thực hiện vận chuyển hàng ra cảng và khai hải quan tại nước của họ. Tránh các rắc rối về thủ tục hải quan tại nước ngoài ( Vì khi nhập theo EXW bạn phải thuê dịch vụ khai hải quan tại nước ngoài, trong khi đây là lần đầu bạn nhập khẩu thì càng khó khăn hơn).

=> Với những thông tin cơ bản mình cung cấp ở trên, bạn có thể ký kết một hợp đồng với đối tác rồi. Đây chỉ là bước đầu tiên để làm thủ tục nhập khẩu hàng hóa mà thôi, Bạn hãy theo dõi các bước tiếp theo nhé!

 

II/ BOOK CƯỚC VẬN CHUYỂN HÀNG HÓA BƯỚC TIẾP THEO CỦA THỦ TỤC NHẬP KHẨU HÀNG HÓA LẦN ĐẦU

Nếu bạn ký hợp đồng theo các điều kiện Incoterm là D hoặc C thì bạn không cần phải lo lắng về book cước vận chuyển hàng hóa vì bên bán hàng họ đã thực hiện nghiệp vụ này cho bạn rồi. Bạn chỉ cần chuẩn bị hồ sơ cần thiết để khai hải quan ở Việt Nam mà thôi.

Nếu bạn ký hợp đồng theo điều kiện incoterm là E hoặc F thì vấn đề cước vận tải bạn sẽ phụ trách. Và phải tìm một đơn vị để hợp tác vận chuyển lô hàng của bạn về Việt Nam.

Bạn hãy liên Trumxnk.com để được tư vấn và hỗ trợ các phương thức vận chuyển cũng như giá của các dịch vụ này.

Book cước vận chuyển hàng hóa là nghiệp vụ thuê tàu biển, tàu bay, tàu hỏa, xe tải… để chở hàng. Bạn đơn giản là tìm kiếm một công ty logistics như Trumxnk.com yêu cầu báo giá, thời gian vận chuyển là xong vấn đề này.

 

CHÚ Ý :

* Dù bạn tự book cước hay bên nước ngoài ( người bán hàng cho bạn ) tự book cước thì bạn đều phải yêu cầu họ gửi Bill nháp cho bạn kiểm tra thông tin trước khi phát hành chính thức. Bạn kiểm tra kỹ các thông tin trên Bill nhé. Vì khi đã phát hành rồi sửa chữa sẽ tốn phí và tốn thời gian. Ảnh hưởng tới tiến độ làm thủ tục nhập khẩu hàng hóa của bạn.

* Bạn phải yêu cầu gửi trước các chứng từ như Invoice, Packing list, C/O nháp để bạn kiểm chúng khớp với nhau chưa và đúng theo hợp đồng đã ký kết không? Nếu chưa đúng, bạn yêu cầu người bán hàng điều chỉnh lại cho khớp thông tin sau đó mới xác nhận và phát hành chứng từ chính thức gửi về Việt Nam cho bạn

 

III/ THỦ TỤC HẢI QUAN NHẬP KHẨU HÀNG HÓA HÀNG HÓA LẦN ĐẦU

Bạn là công ty làm thủ tục nhập khẩu hàng hóa lần đầu, do đó bạn phải đăng ký tài khoản và cập nhật các thông tin cần thiết với Tổng cục hải quan Việt Nam thì mới có thể thực hiện chức năng xuất nhập khẩu được.

 

Các bước cơ bản như sau:

1/ THÔNG TIN CHỮ KÝ SỐ ( THỦ TỤC NHẬP KHẨU HÀNG HÓA LẦN ĐẦU )

Bạn phải có chữ ký số đây là điều bắt buộc khi làm thủ tục nhập khẩu hàng hóa. Vì hiện nay, thực hiện khai hải quan điện tử trên hệ thống phần mềm khai báo. Chữ ký số như là con dấu của doanh nghiệp. Không có chữ ký số bạn không thể nào khai báo hải quan được.

Chữ ký số dùng để khai hải quan có thể là chữ ký số dùng để khai báo thuế hàng tháng. Hoặc bạn có thể mua thêm một chữ ký số mới dùng riêng cho việc khai báo hải quan mà thôi. Tùy theo mức độ hàng hóa nhiều hay ít hoặc chi phí tài chính công ty bạn cho phép ra sao để lựa chọn.

Bạn cũng nên chọn các đơn vị bán chữ ký số có dịch vụ hỗ trợ tốt, khi có trục trặc hoặc cần hỗ trợ sẽ được giúp đỡ ngay. Tránh trường hợp đợi chờ lâu trong khi mình đang gấp. Bạn có thể sử dụng chữ ký số của công ty phần mềm Thái Sơn.

 

2/ ĐĂNG KÝ THÔNG TIN VNACSS VỚI TỔNG CỤC HẢI QUAN

Việc đăng ký chữ ký số vởi cơ quan hải quan là điều kiện bắt buộc để truyền tờ khai hải quan điện tử. Cần đăng ký 2 lần: lần thứ nhất đăng ký doanh nghiệp sử dụng chữ ký số, lần hai đăng ký sử dụng hệ thống VNACCS.

 

Cách để có thông tin Vnacss:

- Khi bạn mua chữ ký số, bạn nhờ bên bán chữ ký số đăng ký các thông tin với Tổng cục hải quan luôn. Và cung cấp cho bạn thông tin Vnacss.

- Bạn tự đăng ký và khai báo với Tổng cục hải quan. Hãy vào trang web Tổng cục hải quan và dowload hướng dẫn đăng ký nhé!

 

Thông tin tài khoản người sử dụng chính là thông tin Vnacss mình nói đến. Trumxnk.com hỗ trợ thủ tục xuất nhập khẩu hàng hóa

 

Chú ý: Đối với các mặt hàng có kiểm tra chuyên ngành hay xin giấy phép nhập khẩu. Bạn hãy đăng ký tài khoản một cửa Quốc gia cùng lúc đăng ký thông tin Vnacss nhé!

Bạn vào trang web: https://vnsw.gov.vn/

 

3/ CHỌN PHẦN MỀM KHAI BÁO HẢI QUAN ĐIỆN TỬ

Chọn phần mềm khai báo hải quan điện tử là bước quan trọng khi làm thủ tục hải quan xuất nhập khẩu.

Hiện nay, trên thị trường có rất nhiều phần mềm khai báo hải quan điện tử gồm mất phí và miễn phí.

Miễn phí : Phần mềm do Tổng cục hải quan phát hành – ít người sử dụng vì dùng không quen nhưng bù lại miễn phí.

Mất phí : Phần mềm do các công ty công nghệ phát hành như của FPT, Thái Sơn…

Đa số mọi người thực hiện thủ tục khai báo hải quan điện tử trên phần mềm Ecus5Vnacss do công ty Thái Sơn phát hành. Bạn học ở trung tâm cũng thường dạy khai báo trên phần mềm này.

 

*** Bạn hãy cài đặt phần mềm vào máy và học cách sử dụng. Bạn có thể tham khảo tại bài viết : KHAI HẢI QUAN CĂN BẢN - KHAI HẢI QUAN HÀNG NHẬP KHẨU

 

4/ CHUẨN BỊ HỒ SƠ LÀM THỦ TỤC NHẬP KHẨU HÀNG HÓA LẦN ĐẦU

 

Đây là bước quan trọng nhất trong cả quá trình làm thủ tục nhập khẩu hàng hóa. Bạn hãy dành nhiều thời gian tìm hiểu các thủ tục, hồ sơ cần làm trước khi nhập khẩu hàng hóa lần đầu. Nên nhờ các đơn vị dịch vụ khai báo hải quan tư vấn thêm để chuẩn bị thật tốt khi làm thủ tục nhập khẩu hàng hóa nhé!

 

Căn cứ pháp lý:

- Luật Hải quan 2014

- Thông tư 39/2018/TT-BTC

- Thông tư 38/2015/TT-BTC

 

Trong danh mục hàng hóa cấm xuất nhập khẩu và nhập khẩu có điều kiện của Việt Nam chúng ta đã phân loại và quy định rõ thủ tục nhập khẩu các loại mặt hàng khác nhau. Gồm các loại hàng hóa chính sau:

 

* Đối với hàng hóa nhập khẩu phải xin giấy phép nhập khẩu. Vd: Trái cây tươi, hoa tươi, thịt đông lạnh, thịt tươi sống, một số mặt hàng hóa chất

* Đối với hàng hóa nhập khẩu phải kiểm tra chuyên ngành

* Đối với hàng hóa bình thường

 

- Kiểm tra hàng hóa có phải xin giấy phép nhập khẩu khi làm thủ tục nhập khẩu hàng hóa lần đầu hay không? Sẽ căn cứ vào Nghị định 69/2018/NĐ-CP ban hành mới danh mục hàng hóa cấm xuất nhập khẩu - hàng hóa cấm xuất nhập. Nếu hàng hóa thuộc diện cấm thì bó tay không nhập được rồi. Còn thuộc diện xin giấy phép nhập khẩu bạn phải nộp hồ sơ và xin giấy phép trước khi nhập khẩu nhé.

 

- Kiểm tra chuyên ngành là quá trình cơ quan có thẩm quyền kiểm tra hàng hóa đủ tiêu chuẩn nhập khẩu hay không? Với mỗi mặt hàng cụ thể, bạn có thể căn cứ vào quy định hiện hành để biết hàng hóa của mình có phải kiểm tra chuyên ngành hay không. Bạn tra cứu theo sự quản lý mặt hàng của từng Bộ sẽ thuận lợi hơn. Sau khi xác định hàng hóa thuộc danh mục chịu kiểm tra chuyên ngành, Bạn hãy chuẩn bị hồ sơ để đăng ký kiểm tra nhé! Nhớ kiểm tra kỹ hồ sơ cần gì để đăng ký kiểm tra chuyên ngành, tránh trường hợp hàng về đến Việt Nam mà không có giấy tờ để đăng ký rồi chịu phạt, xuất trả hàng thì oan lắm!

- Hàng hóa bình thường bạn nhập về thoải mái, chú ý về hồ sơ chứng từ khớp với hàng hóa thực tế, có chứng nhận xuất xứ hàng hóa thì càng tuyệt với – trong một số trường hợp bạn sẽ được giảm thuế NK đấy.

 

5/ MỞ TỜ KHAI HẢI QUAN VÀ NỘP HỒ SƠ HẢI QUAN ( NẾU CÓ )

Khi bạn đã chuẩn bị xong hồ sơ, bạn thực hiện mở phần mềm khai báo và nhập các dữ liệu của chứng từ đã chuẩn bị trước đó vào phần mềm là xong.

Khi truyền chính thức sẽ xuất hiện 3 trường hợp:

 

Trường hợp 1: Tờ khai được phân loại luồng xanh

=> Hàng hóa của bạn sẽ được thông quan ngay sau khi bạn nộp thuế XNK. Và không cần nộp bộ hồ sơ cho hải quan kiểm tra.

 

Trường hợp 2: Tờ khai được phân loại luồng Vàng

=> Bạn sẽ phải nộp bộ hồ sơ cho hải quan kiểm tra. Khi hải quan kiểm tra hồ sơ đạt yêu cầu, không có nghi ngờ. Thì hàng hóa của bạn sẽ được thông quan ngay sau khi nộp thuế XNK

 

Trường hợp 3: Tờ khai được phân luông Đỏ

=> Bạn sẽ phải nộp bộ hồ sơ cho hải quan kiểm tra và khui hàng tại cảng hoặc sân bay hoặc kho hàng để hải quan kiểm tra. Tùy theo mức độ, hàng của bạn có thể bị kiểm 100% hay 10%, 5%.  Khi kiểm tra hàng hóa xong, đúng như khai báo và bạn đã nộp thuế XNK thì hàng của bạn được thông quan thôi.

 

 

Thành phần chính của hồ sơ nộp hải quan khi làm thủ tục nhập khẩu hàng hóa lần đầu gồm:

- Hợp đồng, invoice, packing list, bill – đây là chứng từ bắt buộc khi hàng hóa vận chuyển bằng đường biển, hàng không.

- C/O ( nếu có )

- Phyto ( Giấy kiểm dịch thực vật ) – bắt buộc đối với hàng phải kiểm dịch thực vật

- Giấy kiểm dịch động vật – bắt buộc đối với hàng phải kiểm dịch động vật

- Catalogue sản phẩm

- Giấy chứng nhận lưu hành tự do

- Giấy đăng ký kiểm tra chuyên ngành

 

IV/ THỦ TỤC VỚI HÃNG TÀU, HÃNG HÀNG KHÔNG ĐỂ NHẬN HÀNG TẠI CẢNG, SÂN BAY

 

 

1/ ĐỔI LỆNH

Là công việc đơn giản, bạn liên hệ hãng tàu hoặc Công ty forwarder để lấy giấu giao hàng. Khi có giấy giao hàng này thì nhân viên cảng, sân bay mới cho phép bạn in phiếu lấy hàng ra khỏi kho. Đây là bước bắt buộc bạn phải làm khi thực hiện thủ tục nhập khẩu hàng hóa lần đầu.

Bạn có thể thanh toán phí online hoặc tiền mặt tùy theo từng nơi.

Bạn có thể nhận được D/O điện tử hoặc D/O giấy tùy từng hãng tàu.

Chú ý: Lệnh giao hàng sẽ có thời hạn đối với hàng sea. Quá thời gian trên lệnh mà bạn chưa lấy hàng ra khỏi cảng, bạn phải liên hệ lại hãng tàu để đóng tiền và gia hạn lệnh để lấy hàng nhé

 

2/ IN PHIẾU LẤY HÀNG TẠI CẢNG, SÂN BAY

Sau khi hàng hóa thông quan xong ở phần 3, Bạn đã có thể nhận hàng về kho công ty mình rồi.

Bạn đã có D/O ở trên. Bây giờ đơn giản là mang D/O, tờ khai hải quan, mã vạch tờ khai hải quan (bạn có thể in trên trang tổng cục hải quan khi hàng đã làm thủ tục nhập khẩu hàng hóa lần đầu thông quan ) và giấy giới thiệu để in phiếu nhận hàng cũng như đóng tiền cảng vụ, tiền phí ở sân bay…

 

Như vậy bạn có thể lấy hàng ra được rồi.

Kết thúc quá trình làm thủ tục nhập khẩu hàng hóa lần đầu một cách tốt đẹp.